5 herramientas gratuitas (y legales) para registrar la jornada laboral sin Excel

¿Tu empresa todavía ficha en Excel? Con la nueva obligación de registro digital que se perfila para 2026, ese método deja de ser válido — y las multas pueden llegar a ser cuantiosas. La buena noticia es que existen alternativas gratuitas o freemium que cumplen la ley, son fáciles de implantar y no requieren grandes inversiones. Aquí tienes cinco, analizadas sin rodeos.

Marco legal: lo que debes saber en 2 minutos

El Real Decreto-Ley 8/2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) obliga a todas las empresas, sin excepción por tamaño o sector, a llevar un registro diario de la hora de entrada y salida de cada trabajador desde el 12 de mayo de 2019. Los registros deben conservarse 4 años y estar disponibles para Inspección de Trabajo, representantes y empleados.

La nueva normativa prevista para 2026 da un paso más: exigirá que el registro sea 100% digital, trazable e inalterable, con acceso remoto para la Inspección. Papel, firmas manuales y Excel quedan expresamente descartados.

Atención: Infracción Grave

No llevar registro horario es una infracción grave. Las multas oscilan entre 751 € y 7.500 € por centro de trabajo — y con la nueva ley, el cómputo podría multiplicarse por empleado afectado.

Las 5 herramientas gratuitas para el registro horario sin Excel

1. Factorial HR

factorial.es · Suite RRHH española · Freemium

Suite completa de RRHH con control horario integrado. Fichaje desde web, app móvil o QR. Genera informes válidos para Inspección. El plan gratuito cubre fichaje básico; las funciones avanzadas (nóminas, turnos, evaluaciones) requieren suscripción de pago.

Ventajas

✓ Interfaz moderna e intuitiva
✓ Adaptado a normativa española
✓ Integra ausencias y vacaciones
✓ Informes exportables para inspección

Inconvenientes

✗ Plan base: ~5,5 €/usuario/mes
✗ Mínimo ~120 €/mes para 1-19 empleados
✗ Más adecuado para pymes medianas

Ideal para: empresas que buscan una plataforma todo-en-uno y prevén escalar en gestión de personas.

2. Sesame HR

sesamehr.com · Popular en pymes españolas · Freemium

Control horario con diseño moderno y foco en experiencia de usuario. Fichaje por app, web o terminal físico. Incorpora informes automáticos, gestión de ausencias y automatización de alertas. Muy valorado por pymes en expansión que necesitan algo más que un simple fichador.

Ventajas

✓ UX muy cuidada y fácil de usar
✓ Múltiples métodos de fichaje
✓ Buenas funciones de alertas automáticas
✓ Popular, con amplio soporte y comunidad

Inconvenientes

✗ Precio mínimo similar a Factorial
✗ Funciones avanzadas de pago
✗ No pensado para microempresas

Ideal para: pymes en crecimiento que valoran el diseño y la facilidad de adopción por parte del equipo.

3. TramitApp

tramitapp.com · Modular y ligero · Desde 1–3 €/usuario

Enfoque modular: pagas solo por los módulos que activas (fichaje, turnos, firma documental, onboarding…). Solo se factura por usuarios activos, lo que lo hace especialmente rentable para plantillas con rotación o empleo estacional. Prueba gratuita sin ataduras.

Ventajas

✓ Precio ajustado para microempresas
✓ Solo pagas usuarios activos
✓ Implantación rápida y sencilla
✓ Válido para equipos con rotación

Inconvenientes

✗ Menos potente en gestión de nóminas y RRHH
✗ Menor reconocimiento de marca que Factorial

Ideal para: autónomos con empleados, comercios y pymes pequeñas que quieren empezar solo con fichaje y ampliar después.

4. Jibble

jibble.io · Plan gratuito real para equipos pequeños · Gratis (básico)

Una de las pocas opciones con plan gratuito funcional. Fichaje con geolocalización, informes exportables en CSV, Excel y PDF, y kiosco para tablets. No está totalmente localizado para España, pero cumple los requisitos técnicos básicos de trazabilidad exigidos por la ley.

Ventajas

✓ Gratuito para funciones esenciales
✓ Geolocalización incluida
✓ Exporta informes en múltiples formatos
✓ App móvil y kiosco tablet

Inconvenientes

✗ Interfaz principalmente en inglés
✗ Sin gestión de nóminas o convenios españoles
✗ Soporte limitado en España
✗ Funciones avanzadas de pago

Ideal para: startups, equipos remotos o negocios muy pequeños que buscan cero coste inicial y no necesitan integración con RRHH.

5. Google Workspace + Forms y Sheets con script

Google · Solución DIY · Gratuito si ya tienes G Suite

Si tu empresa ya utiliza Google Workspace, puedes montar un sistema de fichaje funcional con Google Forms (entrada/salida) + Google Sheets (registro automático con timestamps) + Apps Script para generar alertas. No es una solución específica de RRHH, pero puede ser válida legalmente si los datos son trazables e inalterables.

Ventajas

✓ Sin coste adicional si ya usas G Suite
✓ Personalizable totalmente
✓ Timestamps automáticos e inalterables
✓ Acceso desde cualquier dispositivo

Inconvenientes

✗ Requiere configuración técnica inicial
✗ Sin soporte legal especializado
✗ No genera informes para inspección de forma automática
✗ Riesgo de quedar en zona gris normativa con la nueva ley digital de 2026

Ideal para: equipos muy pequeños con perfil técnico que ya viven en Google Workspace y quieren una solución de emergencia mientras evalúan opciones.

Comparativa rápida

Herramienta	Plan gratuito real	Válido nueva ley 2026	En español	Soporte legal
Factorial HR	Limitado	Sí	Sí	Sí
Sesame HR	Limitado	Sí	Sí	Sí
TramitApp	Prueba gratis	Sí	Sí	Sí
Jibble	Sí (básico)	Parcialmente	No completo	No
Google Forms + Sheets	Sí (con G Suite)	Zona gris	Sí	No

Conclusión: fichar es solo el primer paso

Cumplir con el registro horario es obligatorio, pero es solo la pieza técnica de un desafío más amplio. El verdadero reto para las pymes en 2026 no es elegir entre Factorial o Jibble — es definir una política real de desconexión digital que proteja a la empresa legalmente y al equipo en términos de bienestar.

Un sistema de fichaje digital sin política de desconexión es como instalar una alarma sin cerrar la puerta con llave: cumples el trámite pero no resuelves el problema. La nueva normativa apunta precisamente en esa dirección: trazabilidad, transparencia y respeto efectivo de los límites de jornada.

Para la mayoría de pymes con menos de 20 empleados, TramitApp o Jibble son el punto de partida más lógico: bajo coste, implantación rápida y cumplimiento básico garantizado. Si necesitas más músculo en RRHH, Factorial o Sesame son inversiones justificadas desde los primeros empleados.